Las fundaciones de ámbito estatal tienen que legalizar los libros obligatorios en los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio. Estos comprenden el libro de actas, el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales y planes de actuación.
Cabe señalar que el libro de inventarios y cuentas anuales está compuesto por
- el balance inicial (relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la entidad al comienzo del ejercicio);
- los balances de comprobación de sumas y saldos (se recogen todas las cuentas con saldo, es decir, las cuentas de balance y los gastos e ingresos, al menos uno al trimestre);
- el inventario de cierre (relación detalladas y valorada de todos los elementos que conforman el patrimonio de la entidad al cierre del ejercicio económico) y
- un ejemplar de las cuentas anuales.
No obstante, y puesto que en la normativa de desarrollo de la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, sólo se hace referencia al libro de cuentas anuales y planes de actuación, omitiendo la mención al inventario, viene siendo práctica habitual en el procedimiento de legalización de libros remitir al Registro únicamente las cuentas anuales y el plan de actuación presentado al Protectorado.
Por tanto, aquellas fundaciones cuyo ejercicio económico coincida con el año natural (1 de enero a 31 de diciembre), deberán legalizar sus libros en los cuatro primeros meses del año, es decir, antes del 1 de mayo de 2020.
Para las fundaciones de ámbito estatal corresponde al Registro de Fundaciones la legalización de los mencionados libros y debe de hacerse de forma telemática a través de la sede electrónica del Registro de Fundaciones. Una vez se ha accedida a la citada página web, hay que dirigirse al apartado «Legalización de libros».
Los trámites han de realizarse con certificado digital y se han de incluir los ficheros que contienen los libros a legalizar, subiéndolos a la plataforma, así como presentar la solicitud de legalización debidamente firmada. Finalizados correctamente los trámites, el Registro de Fundaciones confirmará mediante diligencia la legalización de dichos libros.
Las fundaciones de ámbito autonómico deberán de estar a lo dispuesto en su normativa aplicable.
En Abc Fundaciones está disponible, entre otras, la guía sobre legalización de libros de las fundaciones de ámbito estatal.