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Patronato

Covid-19: Prórroga de la celebración de patronatos por medios telemáticos

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Tal y como se informó desde la AEF el pasado 19 de marzo de 2020, en virtud del artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, modificado por el Real Decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, y por la disposición final octava del Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, se habilita a las fundaciones a celebrar reuniones del patronato y de los órganos y comisiones delegadas con los que cuente la fundación, bien por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, bien por escrito y sin sesión (art. 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil), aun cuando no esté previsto en los estatutos. En ambos casos se entenderá que la reunión se ha mantenido en el domicilio de la fundación.

Si bien inicialmente esta previsión únicamente resultaba aplicable durante el estado de alarma, la disposición final cuarta del Real Decreto-ley 21/2020, de 9 de junio, ha modificado los apartados 1 y 2 del artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, a fin de permitir la celebración de las reuniones de los referidos órganos por estos medios hasta el 31 de diciembre de 2020.

En todo caso, desde la AEF instamos a aquellas fundaciones cuyos estatutos no contemplen la posibilidad de celebrar  las reuniones del patronato por  medios telemáticos a que modifiquen los mismos para recoger esta opción. A estos efectos, pueden utilizar como referencia el articulo 20.3 de nuestro modelo de Estatutos, en cuya virtud se autoriza a la celebración de reuniones del patronato por conferencia telefónica múltiple, videoconferencia o cualquier sistema análogo.

Finalmente, señalar que el artículo 40.1 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo dispone que las reuniones podrán celebrarse telemáticamente, “siempre que todos los miembros del órgano dispongan de los medios necesarios, el secretario del órgano reconozca su identidad, y así lo exprese en el acta, que remitirá de inmediato a las direcciones de correo electrónico de cada uno de los concurrentes”. Puede consultar el modelo de certificación del acuerdo del patronato celebrado por medios telemáticos en el siguiente enlace.

En cuanto a la hoja de firmas que debe acompañar a las Cuentas Anuales, el Protectorado de Fundaciones de competencia estatal entiende que si el patronato decide celebrar la reunión de aprobación de las Cuentas Anuales por medios telemáticos, se deberá cumplimentar igualmente la relación de patronos asistentes (hoja de firmas), pudiendo firmar todos los asistentes de forma electrónica, o bien de forma manuscrita mediante la remisión del documento a través de servicios de mensajería o mediante correo postal.

Covid-19: ¿Cómo afecta la declaración del estado de alarma a las reuniones de patronato y a sus obligaciones de rendición de cuentas?

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El artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 (Real Decreto – ley 8/2020), modificado por el Real decreto-ley 11/2020, de 31 de marzo, y por la disposición final octava del Real Decreto-ley 19/2020, de 26 de mayo, recoge una serie de medidas que afectan a las personas jurídicas de Derecho privado, contándose entre ellas las fundaciones, tanto de ámbito estatal como de ámbito autonómico.

Entre las previsiones que se establecen, destacan las dirigidas a mantener el gobierno y la gestión de las fundaciones en el marco del estado de alarma y de confinamiento vigente.

Para ello se permite la celebración de las reuniones de patronato, bien por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, bien por escrito y sin sesión (art. 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil) aun cuando no esté previsto en los estatutos de la fundación (artículo 40.1 y 40.2 del Real Decreto – ley 8/2020). En ambos casos se entenderá que la reunión se ha mantenido en el domicilio de la fundación. Esta posibilidad también aplica a aquellos órganos y comisiones delegadas con los que contara la fundación.

Si bien inicialmente esta previsión únicamente resultaba aplicable el periodo de alarma, la disposición final cuarta del Real Decreto-ley 21/2020, de 9 de junio, ha modificado los apartados 1 y 2 del artículo 40 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, a fin de permitir la celebración de las reuniones de los referidos órganos por estos medios hasta el 31 de diciembre de 2020.

Asimismo, se aprueba la suspensión de los plazos legalmente establecidos para la formulación y aprobación de las cuentas anuales, con carácter facultativo, hasta el 1 de junio de 2020.

Si la fundación somete sus cuentas anuales a auditoría externa, esté o no obligada, el plazo de tres meses establecido en el artículo 28.1 del Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de fundaciones de competencia estatal, queda suspendido mientras esté en vigor el estado de alarma. Una vez se levante éste, la fundación contará con un nuevo período de tres meses para formular sus cuentas.

En el caso de que, a la fecha de declaración del estado de alarma, la fundación ya hubiera formulado las cuentas del ejercicio anterior, el plazo para la verificación contable de esas cuentas, tanto si la auditoria fuera obligatoria como si fuera voluntaria, se entenderá prorrogado por dos meses a contar desde el 1 de junio de 2020.

Asimismo, el artículo 40 del Real Decreto añade que «la junta general ordinaria» para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los dos meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales, es decir, dentro de los cinco meses siguientes a partir del 1 de junio de 2020, tal y como ha señalado la  Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (DGSJFP ) en su resolución de 5 de junio de 2020. Aunque la disposición se refiere a la junta general en relación a las sociedades mercantiles, entendemos que esta misma regla es aplicable a los patronos que deban aprobar las cuentas.

Respecto de las fundaciones que no someten sus cuentas a auditoria externa, la regulación fundacional no establece un plazo distinto de formulación y aprobación, por lo que no están obligadas a formular sus cuentas en los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. En este caso, entendemos que los nuevos plazos para la celebración del patronato que apruebe dicha cuentas, se ve prorrogado como en el caso de las juntas generales, por tanto, cinco meses desde el 1 de junio de 2020 de alarma.

De conformidad con el apartado 3 del artículo 40, la suspensión de los plazos legalmente establecidos es facultativa y se trata de plazos máximos, por lo que si una fundación está en condiciones de cumplir con los plazos ordinarios, podría celebrar la reunión de patronato en la que se formularan y aprobaran las cuentas por las vías previstas en los apartados 1 y 2 del artículo 40.

Para conocer más sobre las medidas adoptadas por el Real Decreto – ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19 no dude en consultar el documento de Actualidad normativa de 19 de marzo.

Seguiremos actualizando esta información con las medidas que se vayan adoptando.

Toda la actualidad estará disponible en la web de la AEF y en Abc Fundaciones, donde recordamos que se pueden encontrar materiales y contenidos relativos al gobierno y la gestión de las fundaciones de interés y utilidad para estas entidades. Asimismo, para cualquier duda, estamos disponibles en asesoria@fundaciones.org.